(暗自祈禱)辦公桌一直淨空下去吧



文中舊校舍的時代,我的桌面就是這樣哦。
那時,我曾在下課後,
看到同事們在我的桌上,攤開設計圖,討論住家裝潢,
還有一次,同事借用我的桌面切生日蛋糕慶生,
嗯,對,乾淨到像是我沒來上班呢。

小時候我的桌子也一直都很亂,
到出來教書也沒什麼變,
但因為有換學校跟一直搬家的經驗,
體認到物品太多實在很麻煩,
後來又很常自助旅行,
慢慢地練出打包輕便行李的功力,東西就越收越少了。

聖經有句話很棒:一天的難處,一天當就夠了。
所以我的桌上,盡可能只留當天要用的東西:
教科書、工作用手帳、資料夾、待處理的文件,
常用文具放Kokuyo磁扣筆袋
可以帶去班上,也可以立在桌上變筆筒。
較少用的剪刀、膠帶、釘書機、印章都放抽屜,減少沾染灰塵。

每天收到的文件,
我大致是按下列程序處理:

  1. 用手機拍照。
  2. 紙本裝進A4透明L夾,一份文件一個L夾。
  3. 放進檔案盒。
    我選的檔案盒是無印良品的聚丙烯立式斜口檔案盒A4
    邊角有導圓,不會割破手指或紙張,
    108課綱的寬版課本也放得進去,
    前面的空間還可以把手機立起來。
  4. 手機照片檔案上傳Dropbox雲端硬碟。
    Dropbox會自動以拍照日期和時間生成檔名,
    比一般流水號的檔名好搜尋、易排列。
  5. 有時效性的文件,寫一則Evernote記事,
    並設定提醒時間。
  6. 不那麼緊急的任務,有空的時候再處理。
  7. 處理完畢之後,需要存檔的放進檔案夾,
    不需存檔的放進碎紙機或回收箱。

除了A4或B4的大型紙張,
還會不時拿到各處室提醒的紙條,
只要一拿到,一律先拍照:


然後通知單就回收掉。
反正擺在任何地方,都不會想起它的存在。

接著一樣在Evernote裡面打開一則新記事,
把我需要做的事寫在記事標題:


接著是設定行動時間:

Evernote我有付費,
拍照加設定提醒太好用,
要註記、修改,也比行事曆app容易,
我連家裡叫瓦斯、換淨水器濾心、看醫師的,
都靠Evernote來提醒。

至於老師桌上常堆積的作業、考卷,
我會設法選黃道吉日再收作業,並努力當天改完,
改不完的話,就先放進置物櫃,必要時不排除帶回家改。

這個置物櫃是琦瑄校長任內訂做的系統傢俱,
尺寸真的是為老師的需求打造,
深度可以放進15吋筆電,
廠商給的教學掛圖也可以平整放入,大推!

我的櫃子只保留當週需要使用的教具。
上層是常用的物品,
兩個三層抽屜櫃,都是十多年前學生畢業送的禮物,
每天要用的物品都在這裡:

下層擺放比較少用的教師手冊、參考用的課本、書商提供的光碟,
備用的雨傘、衛生紙、牙線,防飢餓的泡麵、零食、餅乾也在這裡,
比較舊的檔案盒一樣可以把文件排整齊:

當然,因為我教歷史,每週只需要兩到三組教材,
所以東西不會囤太多。

如果是英語、國文,每週要好幾種教材,
甚至是版本、課文年年換,
這時就要靠筆電和雲端硬碟幫忙整理資料。

我用的雲端硬碟有兩個,
Dropbox是免費版,處理照片和教學資料,
微軟的OneDrive,是付費訂Office 365送的,容量1 TB,

雲端硬碟可以搜尋資料,
在遠端同步備份檔案,不怕換電腦、手機故障,
是我辦公桌能淨空的最大幫手!

教學手冊、歷屆試題、空白習作、學生的優良作品、
某篇網友寫的好文、講員推薦的讀物......
能用PDF存檔的文件,我都盡量不保留紙本。

沒有PDF檔的文件,
可以打開手機,開啟OneDrive,按下拍照的按鈕,
就把掃描文件轉成PDF,或是Word檔,
昨天我就用這個app,
把學生沒帶回家的數學習題變成PDF,再傳給家長列印。

現代科技比起我開始教書那時,
真是進步很多,
希望同事都能善用數位工具,創造美好生活,
需要的資料隨時能找到,就是最大的快樂。

老人講古時間:

十多年前,
文中還是舊校舍,一間教室擠20張老師辦公桌的時代,
宜蘭以前有位副縣長,他有很大的辦公室可以放東西,
覺得老師們的辦公室太髒亂,
後來便指示大家要把辦公室好好整理,
還特別來學校巡視,看老師的辦公室有沒有收拾乾淨,
而且不只來一次。

他來巡視的時候,
很多同事都把平常擺滿桌面的物品搬到車子的後行李箱,
整個辦公室看起來好像沒人來上班那樣,

有一次,他真的打開老師的抽屜,
看看老師是不是沒有把東西整理好,隨便亂塞進去。

然後我還是不知道他叫什麼名字。

說到那個老辦公室,記得還有一次,
辦公室有著莫名的臭味,
怎麼也找不出原因,
後來同事不知哪來的靈感,把牆邊的超厚重置物櫃搬開,
赫然發現,置物櫃和牆壁的中間,夾了兩隻死老鼠。